Privacyverklaring

De tools werken zonder account. Gebruik je ze zo, dan slaan we geen gegevens over jou op. Wat je instelt — de tijd op de timer, het geluid, de taal — blijft in je eigen browser staan.

Maak je een account aan, dan bewaren we je naam, je e-mailadres en wat je zelf opslaat: je groepen, je favoriete tools en de punten die je met oefenen spaart. Werk je met een school of betaal je voor Reppilo, dan komt daar wat bij. Hieronder staat alles, met hoe lang we het bewaren en wie het verder ziet.

We verkopen geen gegevens en we versturen geen reclamemail.

Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hieronder staan is Eduhuis V.O.F., Biesterveld 9, 7251 VR Vorden, KvK 42200688.

Vragen over je gegevens of over deze verklaring gaan naar info@eduhuis.nl.

Met een account:

Onze server houdt technische logboeken bij van elk bezoek: het opgevraagde adres, het tijdstip, een foutmelding als er iets misgaat en het IP-adres. Dat hebben we nodig om storingen op te lossen en misbruik te stoppen. Deze logs bewaren we kort.

Onze foutmonitoring ziet welke pagina's worden opgevraagd, hoe snel ze laden en wat er misgaat. Codes in het adres en je IP-adres krijgt hij niet. Ben je ingelogd, dan krijgt hij van je account alleen het nummer: geen naam en geen e-mailadres.

We tellen zelf hoe vaak een pagina wordt bekeken, zonder cookie. Daarvoor bewaren we het adres van de pagina, de site waar je vandaan kwam en een hash: een code die we maken uit je IP-adres en je browser, met een sleutel die elke dag nieuw is. Binnen een dag herkennen we zo dezelfde bezoeker. De dag erna is de sleutel weg en kan niemand meer terugrekenen wie het was.

Stuur je ons een bericht via het contactformulier, dan krijgen we je naam, je e-mailadres en je bericht per e-mail. Daarbij staat de pagina waar je vandaan kwam, je browser en, als je bent ingelogd, je account en je school.

Wat je in een tool instelt, blijft in je browser staan en komt niet bij ons terecht. Zie de cookieverklaring voor wat er precies wordt opgeslagen.

Statistieken en schermopnames maken we alleen als je daar toestemming voor geeft in de cookiemelding. Geef je die niet, dan blijft dat uit. Kinderen worden nooit gemeten: op een kind-account en op de klasdeur staat het altijd uit.

Voor de uitvoering van de overeenkomst: je account, je groepen, je favorieten, je plek in een school en de betaling van een schoollicentie. Zonder die gegevens kunnen we niet leveren waar je een account voor aanmaakte.

Vanwege een gerechtvaardigd belang: de beveiliging van de site, de technische logboeken en de foutmonitoring, zodat de site blijft werken en misbruik opvalt. Daaronder vallen ook de bezoekersteller en wanneer je voor het laatst op de site was, zodat we zien wat er gebruikt wordt, en het logboek van de school, zodat een school ziet wie wat deed. En een bericht via het contactformulier, zodat we kunnen antwoorden.

Op grond van je toestemming: statistieken en schermopnames. Die toestemming kun je op elk moment intrekken.

Vanwege een wettelijke plicht: facturen en betalingen moeten we zeven jaar in de administratie bewaren.

In een naamlijst staan meestal de namen van leerlingen. Dat zijn persoonsgegevens van iemand anders dan jij, en daar gaan we zorgvuldig mee om.

Zet er niet meer in dan nodig. Een voornaam is genoeg om een groep te verdelen; een achternaam, een klasnummer of een aantekening over een leerling hoort er niet in. Gevoelige gegevens horen er nooit in.

Wij lezen die lijsten niet, gebruiken ze nergens anders voor en delen ze met niemand. Ze staan alleen onder jouw account, en ze verdwijnen zodra jij de groep of je account verwijdert.

Gebruik je de site namens een school, dan is de school meestal verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Heeft je school daar een verwerkersovereenkomst voor nodig, mail dan naar info@eduhuis.nl.

Een Nederlandse school tekent bij ons de verwerkersovereenkomst van het Privacyconvenant Onderwijs. Teken je die namens een school, dan bewaren we wie er tekende: je naam, je functie, je e-mailadres, het IP-adres waarmee je tekende en het tijdstip. En de contactpersoon voor privacy die je opgeeft, met naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer. Dat staat ook in de PDF van de overeenkomst, die we naar jou, naar de beheerders van de school en naar onze eigen administratie sturen. Bij de bevestiging door het bestuur en de meldingen daarover gebruiken we het contactadres van het bestuur uit de open data van DUO (het adres dat het bestuur zelf in RIO opgeeft). Op de bevestiging bewaren we naar welk adres die ging, vanaf welk IP-adres het bestuur antwoordde, en wanneer.

Dat mogen we vanwege een wettelijke plicht: de AVG vraagt een schriftelijke overeenkomst, en dat we kunnen laten zien dat die er is. En vanwege een gerechtvaardigd belang: het bewijs van wat er is afgesproken en wie dat deed.

We bewaren het tot zeven jaar na het einde van de overeenkomst: nadat de school is verwijderd, of nadat er een nieuwere overeenkomst is getekend. Verwijdert een school zichzelf, dan blijft de ondertekening dus staan, want die hoort bij onze administratie. Na de zeven jaar maken we de gegevens over personen leeg en verwijderen we de PDF. Dan staat er alleen nog welk bestuur welke versie tekende, en wanneer.

Een account dat lang niet is gebruikt, verwijderen we na drie jaar. Voordat dat gebeurt, sturen we een e-mail. Ben je beheerder van een school met een licentie, of de enige beheerder van een school met collega's of leerlingen, dan verwijderen we je account niet vanzelf. We vragen dan de andere beheerders, of kijken zelf als die er niet zijn.

Verder bewaren we elk soort gegeven zo lang als hieronder staat. Daarna is het weg.

We schakelen een paar partijen in die nodig zijn om de site te laten werken. Hetzner, Lettermint, Nightwatch, Forge, Moneybird en PostHog werken in onze opdracht: met elk van hen is vastgelegd dat ze de gegevens alleen voor ons mogen gebruiken.

Log je in met Google of Microsoft, dan geldt voor wat daar gebeurt hun eigen privacyverklaring. Wij krijgen van hen alleen je naam, je e-mailadres en een kenmerk.

De site, de database en de back-ups staan in de Europese Unie: in Duitsland en in Finland. Onze e-mail en onze boekhouding lopen via Nederlandse bedrijven.

Nightwatch bewaart onze gegevens in de Europese Unie en PostHog in Frankfurt, maar het bedrijf erachter is Amerikaans. Met Forge beheren we onze server: Forge bewaart zelf niets, maar kan er vanuit de Verenigde Staten wel bij. Laravel, het bedrijf achter Nightwatch en Forge, is aangesloten bij het EU-U.S. Data Privacy Framework: de afspraak tussen de EU en de VS over het doorgeven van persoonsgegevens. Een Amerikaans bedrijf kan onder Amerikaanse wetten gevraagd worden gegevens af te geven, ook als die in Europa staan. Daarom krijgt Nightwatch geen namen, geen e-mailadressen en geen IP-adressen, en meet PostHog alleen na toestemming en nooit bij kinderen.

Al het verkeer met de site gaat over een versleutelde verbinding. Wachtwoorden slaan we versleuteld op en kunnen we niet uitlezen. De back-ups zijn versleuteld.

Je kunt je account extra beveiligen met tweestapsverificatie of met een passkey. Dat raden we aan als je groepen met namen van leerlingen bewaart.

Gaat er ondanks alles iets mis met je gegevens, dan laten we het je weten als dat volgens de wet moet.

Je mag je gegevens inzien, aanpassen, meenemen en laten verwijderen. Twee daarvan doe je zelf, meteen:

Vind je dat we niet goed met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via info@eduhuis.nl. Dan lossen we het op.

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verandert er iets aan de site, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan de pagina staat wanneer dat voor het laatst gebeurde.

Bij een belangrijke wijziging laten we het weten via de site of per e-mail.